Vi saknar gräsklipparen KLIPPO i förrådet.
Styrelsen har fått in rapporter om att det kan finnas hemlösa missbrukare som rör sig i Stugängen och flera medlemmar har rapporterat in att saker blivit stulna på sina kolonilotter.
En medlem har blivit av med en nästan ny IKEA utesoffa, så tjuvarna måste troligen tagit sig in i området med bil för att kunna forsla bort ett sådant föremål. Titta noggrant på bilden av soffan och fundera på om ni sett något konstigt de sista två veckorna.
Vi ber alla medlemmar att vara extra uppmärksamma under hösten och att besöka sina stugor regelbundet. Styrelsen är också tacksam om medlemmarna tar en rundtur då och då i området och ser att ingen tjuv gått in i någon annans hus.
Trevlig vecka!
Mvh styrelsen
Stugängen är en ideell förening och leds av en styrelse som utgörs av förtroendevalda personer med uppdrag att ta till vara alla medlemmars gemensamma intressen utifrån de beslut som fattas vid föreningens årsmöte, vilket är det högsta beslutande organet.
Varje medlem har under årsmötet möjlighet att framföra sin åsikt, synpunkter och förslag till beslut varefter närvarande medlemmar kan bifalla eller avslå förslagen.
Styrelsens uppgift är att efter årsmötet genomföra de beslut som årsmötet beslutar om och i övrigt förvalta föreningens verksamhet enligt de riktlinjer som finns en god skötsel av arrendet.
Vad gäller den något förhöjda medlemsavgiften (inkl arrendeavgiften) för verksamhetsåret 2018/2019 så beslutades denna genom majoritetsbeslut av medlemmarna på årsmötet. Syftet med ökningen är att motivera till extra styrelsearbete och utgöra underlag för ersättning för eventuellt ytterligare nödvändigt arbete under året för kommande dialog och förhandlingar med Stockholm Stad om villkoren för arrendet.
Det beslutades INTE att någon enskild styrelsemedlem skall tilldelas extra arvode om grund för detta inte skäligen finns. Den föreslagna och justerade budgeten är således till för att vid behov kunna kompensera medlemmar för extra arbete och ska inte utnyttjas i fall sådant extra arbete inte förekommer.
Den medlemsavgift (inkl arrendeavgift) som beslutas på årsmötet ska betalas av varje medlem med sitt fulla belopp senast 30 juni till föreningens postgiro-konto.
Vad gäller gräsklippningen har styrelsen gjort bedömningen att lösningen att fördela ansvaret mellan samtliga medlemmar inte är den enklaste och smidigaste för att säkerställa att gräset blir klippt när det behövs. Därför har styrelsen istället beslutat att uppdra åt en eller några medlemmar att utföra klippningen under säsongen mot en ersättning om totalt 1.600 kr. Då årets medlemsavgift har beslutats så har styrelsen valt att för denna säsong använda de disponibla medel som finns till förfogande. Man kan även se det som att styrelsen väljer att omdisponera arvode till att bekosta denna utgift.
Styrelsen vill göra medlemmarna uppmärksamma på att föreningen endast arrenderar den mark som stugorna står på som sträcker sig ca 10 meter från ängen och in mot skogen, totalt 3.400 kvm.
Ängen och gräsmattan framför stuga 1-6 är INTE arrenderad mark och därför har föreningen ingen beslutanderätt om upplåtelse för tex parkering av fordon. Det är kommunens parkeringsregler som gäller för detta område och kommunen som avgör om parkeringen sker i strid mot gällande parkeringsregler för området. Den enskilde har helt och hållet eget ansvar mot sådan överträdelse.
Uppställning av husvagn under kortare tid på parkeringen utanför arrendet finner Styrelsen vara acceptabelt med hänsyn till möjlighet att låta gäster till medlemmar i föreningen att kunna umgås. Men för detta har har föreningen inget mandat att godkänna uppställning för.
Föreningen varken kan eller får ge någon tillåtelse för varaktig uppställning av husvagn på eller utanför arrendet.
Vad gäller ordningsregler så är dessa till för att alla medlemmar ska kunna behandlas lika i förhållande till vad som framgår i dessa. Som du vet så har dessa ordningsregler på årsmötet beslutats om att uppdateras. Det gäller bl.a. frågan om att hundar och andra husdjur ska hållas under god tillsyn och att högljudda fester inte skall tillåtas. Syftet med dessa regler är att värna god ordning och respekt för alla medlemmars lika intresse att kunna vistas på Stugängen och njuta av lugn och ro nära naturen.
Notera särskilt att Stugägen är beläget i ett NATURRESERVAT och för detta gäller särskilda regler om medförande av hundar, som ALLTID ska vara kopplade. Om ni har synpunkter på detta så ber vi dig att vända dig till Stockholms Stad.
//Styrelsen
För en tid sedan fick föreningen några dokument med beskrivning av historiken för området Grimsta och Stugängen.
Läs dokumentet här Stugängen Historik1
Läs dokumentet här Stugängen Historik2
Läs dokumentet här Stugängen Historik3
Vi inleder med gemensam städning kl 11 och avslutar med grillning på ängen.
kl 12.30 börjar Årsmötet.
Välkomna!
Styrelsen
Vi har det stora nöjet att meddela att vi nu har en Varmvattenberedare (100 liter) inköpt och installerad i nya duschen i Klubbstugan av vår eminente fixare.
Så nu kan du ta en varm och skön dusch, men tänk ändå på att spara på vattnet eftersom avloppsvattnet samlas upp i septitanken som är endast på 3 kbm. Så vi är tacksamma om du tänker på det och använd så lite vatten som möjligt. Tack!
Dessutom så kan det vara många som vill duscha efter en varm och skön dag, så tänk även på att varmvattnet ska kunna räcka till alla medlemmar som vill ta en dusch.
Den är redan invigd och går att använda av alla medlemmar från och med nu.
//Styrelsen
Viktig information till alla föreningar angående dataskyddsförordningen (GDPR)Den 25 maj 2018 ersätts PUL (Personuppgiftslagen) med en dataskyddsförordning från EU, General Data Protection Regulation, GDPR.
Mycket av det som hittills funnits i PUL, finns också i den nya dataskyddsförordningen. Men, det är några nyheter, som förbundet vill uppmärksamma våra medlemsföreningar om och ge information och tips på hur ni kan hantera personuppgifter inom er verksamhet.
Kortfattat handlar det om att
I medlemsregistret ska det enbart finnas uppgifter som det är nödvändigt för föreningen att ha; namn, adress, kontaktuppgifter, lottnummer och eventuellt annan uppgift som är viktig. Personnummer ska endast finnas med på medlemsavtalen/kontrakten.
Tänk på att personuppgifter inte bara är namn, adress, telefonnummer och personnummer. Det kan även vara foton, registreringsnumret på en bil eller något annat som kan knytas till en viss person.
En viktig del av dataskyddsförordningen är att man måste få personens samtycke för att registrera personuppgifter, och upplysa om hur dessa kommer att användas.
För medlemsregistret bör det alltså framgå på ansökningsblanketten för medlemskap i föreningen att uppgifterna kommer att registreras i ett medlemsregister och i vilket syfte. Det är också viktigt att det framgår att medlemsregistret ingår i ett centralt register på Koloniträdgårdsförbundet, samt att adresslistor lämnas till tryckeri inför varje utskick av tidningen Koloniträdgården.
Föreningen måste också säkerställa att ni har medlems samtycke att det på anslagstavlor, hemsida och andra sociala medier publiceras/visas bilder och/eller personuppgifter.
Ytterligare en nyhet, och viktig del av dataskyddsförordningen, är att gamla uppgifter måste raderas i såväl medlemsregistret, sociala media som avtalen.
Detta gör att rutiner behöver läggas upp vid försäljningar och överlåtelser av avtalen så att personuppgifter på tidigare kolonister inte finns kvar längre än nödvändigt.
Föreningar som överlåter avtal, d.v.s. inte skriver nya avtal när det kommer en ny kolonist, ska vid överlåtelsen uppge att den avträdandes uppgifter kommer att finnas kvar till det datum avtalet löper ut och ett nytt avtal kan skrivas med den som har övertagit/innehar avtalet.
När sedan nya avtal skrivs ska det framgå att uppgifterna kommer att kvarstå vid överlåtelse, och först när ett nytt avtal kan skrivas kommer dennes uppgifter att tas bort.
Mer om dataskyddsförordningen finns att läsa på www.datainspektionen.se.
I samband med att föreningens styrelse konstitueras utses en registeransvarig.
Dennes uppgift är:
– att föra in i registret de uppgifter som beskrivs nedan.
– att uppdatera registret när ändringar av uppgifter tillkommer.
– att ta bort de personuppgifter som inte är aktuella, till exempel om en person upphör att vara medlem.
– omgående skicka in förändringar av uppgifter till Koloniträdgårdsförbundets kansli.