GDPR-policy – Hantering av personuppgifter i Stugängen Kanaans Koloniförening
Styrelsen vid Stugängen Kanaans Koloniförening är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom föreningens verksamhet. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation).
Vi behandlar personuppgifter för att kunna hantera medlemskap, intresseanmälningar, bygglovsansökningar, göra medlemsutskick såsom informationsbrev, årsmöteshandlingar samt administrera avgifter. Vi behandlar endast de personuppgifter vi behöver för ändamålet. Även foton, registreringsnummer på fordon och annat som kan knytas till en viss person betraktas som personuppgifter. Inga personuppgifter lagras längre än nödvändigt när medlemskapet upphör.
Föreningen har ett digitalt medlemsregister med följande personuppgifter: lottnummer, namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter används av föreningen för medlemsutskick, kallelser, information till myndigheter mm och finns även registrerade i föreningens ekonomisystem. Då medlemmen utträder ur föreningen tas personuppgifterna bort ur registren.
Föreningen skyddar dina personuppgifter genom tekniska och organisatoriska åtgärder. Lagring av uppgifter sker på ett säkert sätt och endast styrelsen har åtkomst till uppgifterna. Utdrag ur medlemsregistret (lottnr, namn, adress om ej hemlig, telefonnummer om ej hemligt, e-postadress) skickas ut till medlemmarna och anslås på anslagstavla i klubbstugan för att medlemmarna ska kunna få kontakt med varandra.
Styrelsen har en registeransvarig vars uppgift är att föra in uppgifter enligt ovan, uppdatera ändringar, ta bort personuppgifter som inte är aktuella samt skicka dessa uppgifter till registeransvarig på Koloniträdgårdsförbundets kansli för att medlemstidningen ska kunna distribueras.
För att kunna hålla föreningen informerad i frågor som rör verksamheten får förbundet och Stockholms Koloniträdgårdar även tillgång till kontaktuppgifter för föreningens förtroendevalda. Även Stadsdelsförvaltningen får tillgång till kontaktuppgifter vid behov. Skatteverket får tillgång till både kontaktuppgifter och personnummer i samband med att föreningen lämnar inkomstuppgifter för förtroendevaldas arvoden.
I och med ditt medlemskap i Stugängen Kanaans Koloniförening och genom att underteckna föreningens GDPR-blankett anses du ha lämnat ditt samtycke till föreningens hantering av ovanstående uppgifter.
Regler för föreningens hantering av medlemsregistret och personuppgifter
1) Koloniträdgårdsförening skall ha ett digitalt medlemsregister. Som medlem i Koloniträdgårdsförbundet ingår föreningens medlemsregister i förbundets centrala medlemsregister.
2) Medlemsregistret får inte användas till annat än för information till föreningens medlemmar och föreningens ledning för utskick, till exempel av information och inbetalningskort för avgifter. Koloniträdgårdsförbundets centrala register skickas till tryckeri inför utskick av Koloniträdgården. I övrigt får personuppgifter i medlemsregistret endast delges Skattemyndigheten då detta krävs t.ex. i samband med lämnande av inkomstuppgift för arvoden.
3) I samband med att föreningens styrelse konstitueras utses en registeransvarig. Dennes uppgift är:
- att föra in i registret de uppgifter som beskrivs nedan.
- att uppdatera registret när ändringar av uppgifter tillkommer.
- att ta bort de personuppgifter som inte är aktuella, till exempel om en person upphör att vara medlem.
- omgående skicka in förändringar av uppgifter till Koloniträdgårdsförbundets kansli.
4) Uppgifter som kan finnas i medlemsregistret den berörde medlemmen skall kunna få del av är:
- Namn och adress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Lottnummer och area
- Arrende- och medlemsavgift
5) I arrendekontraktet och överlåtelsekontraktet skall ovanstående uppgifter finnas noterade.
- Medlemmen godkänner att dessa uppgifter förs in i medlemsregistret genom att skriva under arrendekontraktet eller överlåtelsekontraktet och GDPR-blanketten.
- Vid överlåtelse av arrendekontrakt kvarstår uppgifter från tidigare kolonist fram till att nytt avtal kan tecknas för motsvarande löptid.
6) Uppgifter i registret som alla föreningens medlemmar kan få del av:
- Namn
- Lottnummer
- Kontaktuppgifter efter samtycke
7) Rätt att använda medlemsregistret har nedanstående förtroendevalda i föreningen:
- Registeransvarig
- Ordföranden
- Kassören
- Sekreteraren
- Koloniträdgårdsförbundets kansli