Ansvarsbeskrivning Förtroendevalda

Generellt

Styrelsen ansvarar för att säkerställa att föreningen efterlever de regler och villkor som gäller enligt arrendeavtalet med Stockholm Stad samt föreskrifter för Grimsta Naturreservat. Styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen och verkställer de beslut som fattas vid föreningsmöten (årsmöte och/eller extra föreningsmöte), enligt föreningens stadgar.
Arvoden betalas ut enligt vad som beslutats på Årsmöte utbetalas av kassör i slutet på verksamhetsåret.

Kontakt: https://stugangen.se/kontakt/


Ordförande

  • Leder och fördelar arbetet inom styrelsen och funktionärer.
  • Kontaktperson för externa kontakter förutom leverantörskontakter, vilka kassören ansvarar för.
  • Utforma verksamhetsberättelse.

Kassör

  • Föreningens kassör tillika firmatecknare.
  • Jämte Ordförande vara delaktig i överlåtelseprocessen med medlemsbevis mm.
  • Sköta bokföringen, upprätta bokslut med Resultat- och Balansräkning samt budgetförslag.
  • Utföra bankärenden via internetbank
  • Delta i styrelsemöten.

Sekreterare

  • Deltar i styrelsemöten.
  • Skriver protokoll från styrelsemöten.
  • Genomföra utskick till medlemmar samt inför årsmötet (e-post och papperspost)
  • Ansvarar för föreningens arkiv inkl medlemsavtal, överlåtelser samt online lagringsplats för dokument och annan information.
  • Postmottagare från Stockholms Koloniträdgårdars och Koloniträdgårdsförbundet.
  • Representera föreningen vid behov.
  • Jämte Ordförande vara kontaktperson på Stockholms Koloniträdgårdars hemsida.

Ledamöter

  • Delta i styrelsemöten.
  • Åta sig och ansvara för de uppgifter som beslutas vid styrelsemöten.
  • Jämte Ordförande vara behjälplig från tid till annan.
  • Ansvarsområden som fördelas mellan valda ledamöter.
  • – leda och delta i årlig inspektion av stuglotter och stugor.
    – att gräsklippning av ängarna sker enligt överenskommen plan och övervaka att så sker.
    beställa sophämtning inför varje säsong och övervaka att hämtning sker i samråd med förvaltarna.
    beställa tömning av septiktank vid behov och övervaka att tömning sker i samråd med förvaltarna.
    – planera, leda och fördela arbetsuppgifter vid gemensamma städdagar.
    beställa container för städdagarna och övervaka att inget otillåtet slängs.
    äga och förvalta och föreningens tillstånd samt övervaka att de efterlevs.
    äga och driva vatten och avloppsfrågor vid behov.
    – övervaka vägunderhåll och snöröjning och rapportera avvikelser till Stockholm Stad.
    – övervaka parkeringen att inga olovligt uppställda och obehöriga fordon är parkerade
    – övervaka området vid parkeringen att det hålls i vårdat skick.

Suppleanter

  • Delta i styrelsemöten.
  • Hålla sig löpande uppdaterad om samtliga ärenden som behandlas inom föreningen och vid styrelsemöten.
  • Agera ersättare för frånvarande ledamot samt utföra de uppgifter som beslutas under styrelsemöten.

Skötselansvarig/Förvaltarna – skotselansvarig (a) stugangen , se

  • Öppning/stängning per säsong av vatten, dassen och soptunnorna och meddela alla medlemmar när så skall ske och har skett genom e-post/brev/SMS samt publicering med inlägg på siten. Detta skall även anslås PÅ dassen och PÅ soptunnorna så det tydligt framgår när de är stängda och öppnas igen.
  • Sätta på och stänga av vattnet – 1 april samt 30 september.
  • Allmän tillsyn av förråd och soptunnor samt ängen allmänt.
  • Upprätthålla Inventarielista och anslå denna i förrådet och i klubbstugan.
  • Beställa tömning av septiktanken efter behov. Kontrollera nivåmätaren.
  • Upprätthålla journal över tömning av septiktanken och anslå denna i klubbstugan
  • Köpa och se till att det finns bensin till gräsklippare och trimmer vid behov.
  • Underhålla gräsklippare samt övrigt material.
  • Ta bort betongsuggor på våren och sätta tillbaka på hösten.
  • Koppla in varmvattenberedaren för säsongen och tömma den vid stängning av säsongen.
  • Ta in- och ut vattenslangar vid vattnets på- och avstängande.
  • Kontrollera/underhålla vattentapparna samt slangvindorna.
  • Beställa och genomföra tömning av latrintunnorna till dassen efter behov.
  • Städa dassen invändigt vid behov.
  • Impregnera/olja in trätrallen och staketen vid vattentapparna årligen.
  • Inköpa förbrukningsmaterial för skötsel och drift av föreningens faciliteter.
  • Vara styrelsen behjälplig vid behov.
  • Hissa- och hala flaggan vid aktuella flaggdagar – 08.00 – 21.00
    • aktuella flaggdagar: Pingstdagen, Sveriges Nationaldag 6 juni, midsommardagen, kronprinsessans födelsedag 14 juli, drottningens namnsdag 8 augusti.
    • Utöver dessa flaggar man vid familjehögtidsdagar eller vid andra tillfällen när man tycker att det passar. / ur riksdagens rekommendationer av flaggning med svenska flaggan./

Webmaster och IT-ansvarig

  • Hålla hemsidan löpande uppdaterad
  • Kontaktansvar med webbhotellet och TechSoup.
  • Bistå med stöd för styrelsen vid publicering av inlägg.
  • Underhålla föreningens Facebooksida
  • Delegera behörigheter för publicering på hemsidan och Facebook
  • Underhålla e-postkonton och mailinglistor (skapa, ändra, ta bort)

Revisor och revisorssuppleant

  • Granska den löpande verksamheten samt revidera bokslut och delge sin revisionsberättelse inför årsmötet.

Valberedning

  • Lägga förslag till Styrelsen samtliga förtroende valda roller som ska besättas vid nästkommande årsmöte samt föredra detta vid Årsmöte.

Ersättning och arvode

Utlägg tas upp på Utläggsräkning och lämnas till kassören för utbetalning till uppgett konto.

Arvode utbetalas av kassör i slutet på verksamhetsåret med belopp som beslutas på Årsmöte efter fullgjort uppdrag. Ersättningen kan komma att reduceras om uppdraget inte utförts i den omfattning som föreskrivits ovan eller endast under begränsad tid.