Ansvarsbeskrivning Förtroendevalda

Generellt

Styrelsen ansvarar för att säkerställa att föreningen efterlever de regler och villkor som gäller enligt arrendeavtalet med Stockholm Stad samt föreskrifter för Grimsta Naturreservat. Styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen och verkställer de beslut som fattas vid föreningsmöten (årsmöte och/eller extra föreningsmöte), enligt föreningens stadgar.
Arvoden betalas ut enligt vad som beslutats på Årsmöte utbetalas av kassör i slutet på verksamhetsåret.

Kontakt: https://stugangen.se/kontakt/

Ordförande – ordforande@stugangen.se

  • Leder och fördelar arbetet inom styrelsen och funktionärer.
  • Kontaktperson för externa relationer, ex SDF, förutom etablerade leverantörskontakter, vilka kassören ansvarar för.
  • Utforma verksamhetsberättelse.

Kassör – kassor@stugangen.se

  • Deltar i styrelsemöten.
  • Föreningens kassör tillika firmatecknare.
  • Jämte Ordförande vara delaktig i överlåtelseprocesser av stuglotter
  • Jämte Ordförande upprättar medlemsbevis mm.
  • Sköta bokföringen, upprätta bokslut med Resultat- och Balansräkning samt budgetförslag.
  • Utföra bankärenden via internetbank

Sekreterare – sekreterare@stugangen.se

  • Deltar i styrelsemöten.
  • Skriver protokoll från styrelsemöten och administerar signering av protokoll.
  • Genomföra utskick till medlemmar samt inför årsmötet (e-post och vid behov papperspost)
  • Ansvarar för föreningens arkiv inkl medlemsavtal, överlåtelser samt online lagringsplats för dokument och annan information.
  • Postmottagare från Stockholms Koloniträdgårdars och Koloniträdgårdsförbundet.
  • Representera föreningen vid behov.
  • Jämte Ordförande vara kontaktperson på Stockholms Koloniträdgårdars hemsida.

Ledamöter – styrelsen@stugangen.se

  • Delta i styrelsemöten.
  • Åta sig och ansvara för de uppgifter som beslutas vid styrelsemöten.
  • Jämte Ordförande vara behjälplig från tid till annan.
  • Ansvarsområden som fördelas mellan valda ledamöter.
  • leda och delta i årlig inspektion av stuglotter och stugor.

Suppleanter – styrelsen@stugangen.se

  • Delta i styrelsemöten.
  • Hålla sig löpande uppdaterad om samtliga ärenden som behandlas styrelsen och inom föreningen.
  • Agera ersättare för frånvarande ledamot samt utföra de uppgifter som beslutas vid styrelsemöten.

Förvaltningsgruppen – forvaltning@stugangen.se

  • Öppning/stängning per säsong av vatten, dassen och soptunnorna och meddela alla medlemmar när så skall ske och har skett genom e-post/brev/SMS samt publicering med inlägg på siten. Detta skall även anslås PÅ dassen och PÅ soptunnorna så det tydligt framgår när de är stängda och öppnas igen.
  • Sätta på och stänga av vattnet – 1 april samt 30 september.
  • Allmän tillsyn av förråd och soptunnor samt ängen allmänt.
  • planera, leda och fördela arbetsuppgifter vid gemensamma städdagar.
  • äga och förvalta och föreningens tillstånd samt övervaka att de efterlevs.
  • gräsklippning av ängarna sker enligt överenskommen plan och övervaka att så sker.
  • beställa container för städdagarna och övervaka att inget otillåtet slängs.
  • beställa uppehåll och start av sophämtning vid varje säsong och övervaka att hämtning sker.
  • Upprätthålla Inventarielista och anslå denna i förrådet och i klubbstugan.
  • Beställa tömning av septiktanken efter behov. Kontrollera nivåmätaren.
  • Upprätthålla journal över tömning av septiktanken och anslå denna i klubbstugan
  • Köpa och se till att det finns bensin till gräsklippare och trimmer vid behov.
  • Underhålla gräsklippare samt övrigt material.
  • Ta bort betongsuggor på våren och sätta tillbaka på hösten.
  • Koppla in varmvattenberedaren för säsongen och tömma den vid stängning av säsongen.
  • Ta in- och ut vattenslangar vid vattnets på- och avstängande.
  • Kontrollera/underhålla vattentapparna samt slangvindorna.
  • äga och driva vatten och avloppsfrågor vid behov.
  • Beställa och genomföra tömning av latrintunnorna till dassen efter behov.
  • Städa dassen invändigt vid behov.
  • Impregnera/olja in trätrallen och staketen vid vattentapparna årligen.
  • Inköpa förbrukningsmaterial för skötsel och drift av föreningens faciliteter.
  • övervaka området vid parkeringen att det hålls i vårdat skick.
  • övervaka vägunderhåll och snöröjning och rapportera avvikelser till Stockholm Stad.
  • övervaka parkeringen att inga olovligt uppställda och obehöriga fordon är parkerade
  • Vara styrelsen behjälplig vid behov.
  • Avlägga rapport om händelser inför årsmöten för det gångna verksamhetsåret samt plan för kommande versksamhetsår
  • Hissa- och hala flaggan vid aktuella flaggdagar – 08.00 – 21.00
    • aktuella flaggdagar: Pingstdagen, Sveriges Nationaldag 6 juni, midsommardagen, kronprinsessans födelsedag 14 juli, drottningens namnsdag 8 augusti.
    • Utöver dessa flaggar man vid familjehögtidsdagar eller vid andra tillfällen när man tycker att det passar. / ur riksdagens rekommendationer av flaggning med svenska flaggan./

Intresselistan – intresselistan@stugangen.se

  • Hålla intresselistan uppdaterad.
  • Kommunicera med intressenter, tex svara på frågor.
  • Sammanställa rapporter och statistik löpande över anmälningar, aktiva och borttagna intressenter
  • Utskick till Intresselistan inför försäljning och överlåtelse av stuglott.
  • Årligen göra utskick till Intresselistan med fråga om någon vill tas bort från listan.

Webbredaktör – webbredaktor@stugangen.se

  • Ansvarig för allt som publiceras på www.stugangen.se och övriga kanaler
  • Hålla hemsidan löpande uppdaterad med inlägg och beskrivningar på sidor
  • Ansvara för struktur och menyer
  • Säkerställa att alla länkar till inlägg och sidor fungerar
  • Ansvar för att taggar, bokmärken mm är satta och fungerar.
  • Bistå med stöd för styrelsen och förvaltningsgruppen vid publicering av inlägg.
  • Underhålla föreningens Facebooksida (om den fortsatt skall vara aktiv)
  • Administrera behörigheter för publicering på hemsidan och Facebook

Webmaster – webmaster@stugangen.se

  • Hålla hemsidan uppdaterad med senaste version av WordPress, plug-ins mm.
  • Optimera hemsidan för snabbare åtkomst för besökare
  • Ansvara för säkerheten tex blockera trafik utanför Sverige.
  • Kontaktansvar med webbhotellet och TechSoup.

IT-ansvarig – it@stugangen.se

  • Underhålla avtal med Google Workspace för ideella föreningar.
  • Skapa och underhålla e-postkonton och mailinglistor (skapa, ändra, ta bort)

Revisor och revisorssuppleant – revisor@stugangen.se

  • Granska den löpande verksamheten
  • Granska styrelseprotokoll
  • Granska bokföringen
  • Revidera bokslut och delge sin revisionsberättelse inför årsmötet.

Valberedning – valberedning@stugangen.se

  • Löpande hålla kontakt med föreningens medlemmar och sondera intresse och förmåga att föreslås till roller inom föreningen.
  • Bereda och framföra förslag till årsmöte för val av förtroendevalda till ovan nämna roller.
  • Föredra valberedningens förslag vid årsmöte.

Ersättning och arvode

Utlägg tas upp på Utläggsräkning och lämnas till kassören för utbetalning till uppgett konto.

Arvode utbetalas av kassör i slutet på verksamhetsåret med belopp som beslutas på Årsmöte efter fullgjort uppdrag. Ersättningen kan komma att reduceras om uppdraget inte utförts i den omfattning som föreskrivits ovan eller endast under begränsad tid.